Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng hiệu quả và tối ưu chi phí, vị trí Operations Manager trở thành nhân sự then chốt. Vậy operations manager là gì, làm gì trong tổ chức và vì sao nghề quản lý vận hành lại có nhu cầu tuyển dụng cao? Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ khái niệm, công việc, kỹ năng cần có và định hướng nghề nghiệp.
Operations Manager là gì?
Operations Manager (Quản lý vận hành) là người chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối và tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo quy trình diễn ra trôi chảy, chi phí được kiểm soát và các mục tiêu kinh doanh được thực hiện hiệu quả. Đây là vị trí giữ vai trò trung tâm trong việc kết nối giữa chiến lược và hoạt động hằng ngày của tổ chức.
Nói ngắn gọn, khi đặt câu hỏi “operations manager là gì”, có thể hiểu đây là người biến chiến lược kinh doanh thành các hoạt động thực tế thông qua việc quản lý quy trình, phân bổ nguồn lực và theo dõi hiệu suất. Thông qua các hệ thống vận hành, KPI và quy trình chuẩn, Operations Manager giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và cải tiến liên tục.
Về mặt chức danh, Operations Executive hoặc Operations Supervisor chủ yếu tập trung vào việc thực thi và giám sát từng mảng công việc cụ thể trong vận hành, bảo đảm các quy trình được tuân thủ đúng theo kế hoạch. Ở cấp cao hơn, Operations Manager chịu trách nhiệm quản lý tổng thể, thiết kế hệ thống vận hành, chuẩn hóa quy trình và tối ưu hiệu quả trên toàn tổ chức.
Trong khi đó, COO (Chief Operating Officer) là cấp điều hành cao nhất về vận hành, chịu trách nhiệm hoạch định định hướng dài hạn cho toàn bộ hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. COO thường giám sát các Operations Manager và bảo đảm hoạt động vận hành gắn chặt với chiến lược kinh doanh tổng thể.
Vai trò và trách nhiệm của Operations Manager
1. Quản lý quy trình
Operations Manager chịu trách nhiệm thiết lập, chuẩn hóa và duy trì hệ thống SOP (Standard Operating Procedures) cho toàn bộ hoạt động vận hành. Việc xây dựng quy trình rõ ràng giúp công việc được thực hiện thống nhất, giảm phụ thuộc vào cá nhân và hạn chế sai sót trong quá trình triển khai.
Bên cạnh đó, Operations Manager liên tục rà soát và tối ưu luồng công việc, xác định các điểm nghẽn, thao tác thừa hoặc quy trình kém hiệu quả để cắt giảm lãng phí, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao năng suất tổng thể của tổ chức.
2. Quản lý nhân sự vận hành
Trong quản lý vận hành, con người là yếu tố then chốt. Operations Manager chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực từng vị trí, tổ chức đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn và tính tuân thủ quy trình cho đội ngũ.
Đồng thời, họ thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất dựa trên KPI để theo dõi mức độ hoàn thành công việc, phát hiện điểm yếu và đưa ra các biện pháp cải thiện. Mục tiêu không chỉ là hoàn thành công việc, mà còn xây dựng một đội ngũ vận hành ổn định, chủ động và hiệu quả.
3. Quản lý chi phí và ngân sách
Một trong những trách nhiệm quan trọng của Operations Manager là kiểm soát chi phí vận hành nhằm đảm bảo hiệu quả tài chính. Điều này bao gồm việc theo dõi chi phí nhân sự, nguyên vật liệu, logistics, bảo trì và các chi phí gián tiếp khác.
Trên cơ sở đó, Operations Manager phân bổ nguồn lực hợp lý giữa các bộ phận và dự án, ưu tiên những hoạt động mang lại giá trị cao nhất. Việc quản lý ngân sách chặt chẽ giúp doanh nghiệp vừa duy trì chất lượng hoạt động, vừa đạt được mục tiêu lợi nhuận trong dài hạn.
4. Đảm bảo chất lượng và hiệu suất
Operations Manager chịu trách nhiệm theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI), lập báo cáo định kỳ và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu vận hành. Dựa trên dữ liệu thực tế, họ triển khai các phương pháp cải tiến liên tục như PDCA, Kaizen hoặc Lean để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả quy trình.
Vai trò này không chỉ dừng ở việc “giữ cho hệ thống chạy ổn định”, mà còn liên tục tìm cách cải tiến để doanh nghiệp vận hành tốt hơn theo thời gian.
5. Phối hợp liên phòng ban
Hoạt động vận hành hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận như sales, kho vận, kế toán, chăm sóc khách hàng (CSKH) và các phòng ban hỗ trợ khác. Operations Manager đóng vai trò cầu nối, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhất quán và các quy trình liên phòng ban được vận hành đồng bộ.
Khi các bộ phận hiểu rõ vai trò của mình trong chuỗi hoạt động chung, doanh nghiệp sẽ giảm xung đột, hạn chế chồng chéo công việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Kỹ năng cần có của Operations Manager
Trong quản lý vận hành, hiệu quả không đến từ quy trình hay công cụ riêng lẻ mà từ năng lực của người điều hành hệ thống. Operations Manager cần sở hữu một tập hợp kỹ năng toàn diện, từ tư duy hệ thống, phân tích dữ liệu đến lập kế hoạch, lãnh đạo và cải tiến liên tục. Những kỹ năng này giúp đảm bảo hoạt động trôi chảy, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất trên toàn doanh nghiệp:
- Tư duy hệ thống: Operations Manager cần nhìn doanh nghiệp như một hệ thống tổng thể, nơi các quy trình liên kết chặt chẽ với nhau. Nhờ đó, họ xác định được điểm nghẽn và khu vực kém hiệu quả để ưu tiên cải tiến. Kỹ năng này giúp tối ưu vận hành trên toàn bộ tổ chức, không chỉ ở từng bộ phận riêng lẻ.
- Phân tích dữ liệu: Quản lý vận hành hiệu quả phải dựa trên số liệu như KPI, chi phí và năng suất. Operations Manager phân tích dữ liệu để xác định vấn đề, tìm nguyên nhân và lựa chọn giải pháp phù hợp. Nhờ đó, các quyết định trở nên chính xác và giảm phụ thuộc vào cảm tính.
- Lập kế hoạch & tổ chức: Operations Manager cần chuyển mục tiêu thành kế hoạch cụ thể thông qua roadmap, ngân sách và timeline. Họ sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ dự án vận hành. Kỹ năng này giúp công việc triển khai đúng hướng và hạn chế lãng phí.
- Giao tiếp & lãnh đạo: Vị trí này đòi hỏi khả năng truyền đạt mục tiêu rõ ràng và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban. Operations Manager điều phối đội nhóm, xử lý xung đột và tạo sự đồng thuận trong quá trình thực hiện. Giao tiếp tốt giúp hoạt động vận hành diễn ra trôi chảy và nhất quán.
- Quản lý rủi ro & cải tiến: Operations Manager phải dự phòng rủi ro và xây dựng các kịch bản ứng phó khi có sự cố vận hành. Đồng thời, họ áp dụng Lean, Kaizen hoặc PDCA để cải tiến liên tục. Mục tiêu là duy trì hệ thống ổn định và không ngừng nâng cao hiệu quả.
Operations Manager làm việc trong những ngành nào?
Với vai trò trung tâm trong quản lý vận hành, Operations Manager hiện diện ở hầu hết các lĩnh vực kinh doanh. Tùy đặc thù ngành, trọng tâm công việc có thể là tối ưu dây chuyền, kiểm soát logistics, vận hành hệ thống bán lẻ hay đảm bảo chất lượng dịch vụ. Sự linh hoạt này giúp vị trí Operations Manager trở thành lựa chọn nghề nghiệp bền vững trong nhiều môi trường doanh nghiệp khác nhau.
- Sản xuất – nhà máy: Trong lĩnh vực sản xuất, Operations Manager chịu trách nhiệm tối ưu dây chuyền, đảm bảo quy trình hoạt động ổn định và đúng tiêu chuẩn chất lượng. Họ kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, bảo trì máy móc và giảm lãng phí trong sản xuất. Mục tiêu là nâng cao năng suất, giảm tỷ lệ lỗi và duy trì hiệu quả vận hành lâu dài.
- Logistics – kho vận: Ở ngành logistics và kho vận, Operations Manager quản lý toàn bộ hoạt động kho bãi, vận chuyển và tồn kho. Họ tổ chức luồng hàng hóa, tối ưu tuyến giao nhận và kiểm soát chi phí logistics để đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm. Đồng thời, họ theo dõi tồn kho để hạn chế thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa, ảnh hưởng đến dòng tiền.
- Bán lẻ – thương mại: Trong bán lẻ và thương mại, Operations Manager phụ trách vận hành hệ thống cửa hàng, chuỗi cung ứng và quy trình phục vụ khách hàng. Họ đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng, nhân sự vận hành đúng quy trình và trải nghiệm mua sắm được đồng bộ trên toàn hệ thống.
- Dịch vụ: Ở các ngành dịch vụ như khách sạn, nhà hàng, giáo dục và y tế, Operations Manager tập trung vào chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng. Họ xây dựng quy trình phục vụ, đào tạo nhân sự và kiểm soát chất lượng đầu ra của dịch vụ. Mục tiêu là đảm bảo hoạt động ổn định, đồng nhất giữa các bộ phận và duy trì tiêu chuẩn dịch vụ trong dài hạn.
- Startup – SME: Trong startup và doanh nghiệp nhỏ (SME), Operations Manager thường đóng vai trò xây dựng hệ thống quản lý vận hành từ con số không. Họ thiết kế quy trình, thiết lập SOP, phân bổ nguồn lực và hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô. Nhờ đó, tổ chức tránh vận hành manh mún, tiết kiệm chi phí và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
FAQ
Operations manager là gì?
Operations Manager là người chịu trách nhiệm quản lý vận hành tổng thể, tối ưu quy trình và đảm bảo hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Vị trí này tập trung vào việc kiểm soát chi phí, phân bổ nguồn lực và duy trì hoạt động trôi chảy trên toàn hệ thống.
Có cần bằng quản trị không?
Không bắt buộc phải có bằng quản trị để theo đuổi vị trí này, nhưng các ngành như quản trị kinh doanh, kỹ thuật, logistics hoặc supply chain là lợi thế. Quan trọng hơn là kinh nghiệm thực tế, khả năng phân tích dữ liệu và kỹ năng quản lý quy trình trong quản lý vận hành.
Sinh viên mới ra trường có theo được không?
Sinh viên mới ra trường hoàn toàn có thể theo nghề nếu bắt đầu từ các vị trí thực thi như Operations Executive hoặc trợ lý vận hành. Qua quá trình làm việc và tích lũy kinh nghiệm, người lao động có thể dần phát triển lên các vai trò quản lý cao hơn.
Hiểu rõ operations manager là gì giúp bạn nhận diện một nghề nghiệp trọng tâm trong quản lý vận hành: thiết kế hệ thống, tối ưu quy trình và dẫn dắt hiệu suất doanh nghiệp. Nếu bạn yêu thích tổ chức công việc, phân tích số liệu và cải tiến liên tục, đây là con đường nghề nghiệp bền vững. Chuẩn bị kỹ năng, học hỏi thực tế và xây dựng CV đúng trọng tâm sẽ giúp bạn nắm bắt cơ hội việc làm trong lĩnh vực này.
